Czym jest system raportowania BI
System raportowania to nie jeden program, tylko kilka warstw, które muszą ze sobą współgrać. W projektach, które prowadzimy, składa się zwykle z pięciu elementów:
- zasilanie danymi – automatyczne pobieranie informacji z ERP, CRM, sklepu, magazynu i arkuszy, bez ręcznych eksportów,
- warstwa danych – model w narzędziu BI przy jednym źródle albo hurtownia danych, gdy źródeł jest kilka i potrzebna jest historia,
- definicje wskaźników – marża, sprzedaż czy rotacja liczone raz, tak samo dla całej firmy,
- raporty i dashboardy – osobne widoki dla zarządu, sprzedaży, finansów i operacji,
- utrzymanie – harmonogram odświeżania, kontrola błędów zasilania i uprawnienia.
Brak którejkolwiek z tych warstw widać od razu: raporty liczą się długo, dane się nie zgadzają albo system żyje tylko dopóki opiekuje się nim jedna osoba.
Jaki zakres wybrać dla swojej firmy
- Jedno źródło danych, kilku odbiorców – wystarczy dobrze zaprojektowany model i kilka raportów. Zobacz wdrożenie Power BI.
- Kilka systemów i potrzeba historii – dochodzi warstwa danych i automatyczne zasilanie: integracja danych oraz hurtownia.
- Duże wolumeny, zespół danych, plany analityki zaawansowanej – warto rozważyć jedną platformę: wdrożenie Microsoft Fabric.
Od czego zacząć
- Spisz decyzje, które zapadają co tydzień i co miesiąc – to one wyznaczają zestaw wskaźników.
- Ustal definicje wskaźników i ich właścicieli. Praktyczną listę znajdziesz w tekście o tym, co powinien zawierać raport zarządczy.
- Zautomatyzuj zasilanie jednego obszaru, zamiast projektować całość przez pół roku – opisaliśmy to w przewodniku o automatyzacji raportowania.
- Zaprojektuj widoki pod konkretnych odbiorców; zasady zebraliśmy w tekście o dashboardach biznesowych i KPI.
Jeżeli raportowanie już u Was działa, ale jest wolne albo mało wiarygodne, zacznij od audytu systemów BI.
System BI, narzędzie do raportowania czy arkusz – co właściwie wybierasz
Pod hasłem „program do raportowania” kryją się trzy różne rzeczy i to one decydują o tym, ile pracy zostanie przy Was co miesiąc.
- Arkusz kalkulacyjny. Dane wklejane ręcznie. Działa do pierwszego urlopu osoby, która to robi, i do pierwszego pytania „dlaczego w dwóch plikach są inne liczby”.
- Narzędzie do raportowania podpięte do jednego systemu. Ładny wykres, ale tylko z ERP albo tylko z CRM. Nie odpowie na pytanie o marżę na kliencie, bo nie widzi obu źródeł naraz.
- System raportowy z własnym modelem danych. Dane z kilku systemów są pobierane automatycznie, uzgadniane i liczone według jednej definicji. Dopiero wtedy raporty BI z różnych działów się zgadzają.
Rozwiązania BI, które wdrażamy, należą do trzeciej grupy. Systemy klasy BI różnią się od zwykłych narzędzi raportowych tym, że wskaźnik „przychód” albo „marża” jest policzony raz, w modelu, a nie osobno w każdym raporcie. To jedyny sposób, żeby zarząd i dział handlowy patrzyli na te same liczby.
Jeżeli dopiero sprawdzacie, czego potrzebujecie, zacznij od poradnika analityka danych dla firm – od czego zacząć albo od zasad projektowania dashboardów KPI.
